別人加班你卻能劃水了！收藏備用的Excel偷懶神技-IT外包

2020-06-07 13:54 作者：admin

 
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長假過了，很多白領又開始為繁重的工作焦頭爛額、各種加班了。其中，密密麻麻的Excel是最難以處理的東西之一，不過你可知道，Excel中總會包含很多令人神往的秘技，想讓自己不加班？那就趕快來看一看吧。電腦維護
技巧1. “替換”批量搞定不規則字段電腦維護
有些ERP或管理軟件導出的數據，往往會在命名或格式設置上與我們的日常習慣不一致，那么如何快速將外部程序導出的數據規范化呢？
 
快速將清單中的“員工姓名”修改為批量名稱電腦維護
以上面這張表格為例，所有的員工姓名前面都多出了一個工號，同時還用一個短橫杠與姓名連接起來。想要取消這個工號，可以借助Excel中的“查找與替換”功能批量修改。具體方法是：選中要處理的字段，按下Ctrl+F調出“查找與替換”對話框，然后在“查找內容”欄輸入“*-”，“替換為”一欄保持空白，接下來點擊“全部替換”就可以了。 通過“查找與替換”批量整理姓名欄
技巧2.一鍵完成行列統計電腦維護
制表時常常會涉及到行列匯總，很多網友的做法是利用SUM函數或者“開始”→“編輯”菜單下面的“自動求和”命令加以實現。其實Excel中還有一個更快捷的方法，只要先選中要匯總的行或列，點擊右下角彈出的“快速分析”按鈕，繼續選擇“匯總”標簽，這時表格下方就會模擬彈出一條匯總行，支持求和、平均值、計數、百分比匯總等計算，點擊完成添加。此外我們也可以借助這個面板實現右側區匯總，只要點擊面板后面的按鈕即可。。 借助“快速分析”可迅速得到行列小計值
技巧3.多工作簿同時輸入相同內容
很多時候我們會在同一工作表的多個工作簿中輸入相同內容，最典型一個場景，就是做表時忘記添加了某一字段，而需要后期補添。這種情況一個工作簿一個工作簿地手工添加顯然很麻煩，在Excel中我們完全可以先用鼠標點擊要處理的工作簿標簽，然后手工敲入要添補的內容。回車之后，你會發現所有被選中的工作簿都會自動同步這一操作，這也就是經常說到的Excel“工作組”功能。
 
多工作簿同時輸入相同內容電腦維護
技巧4.多工作簿快速匯總電腦維護
從事財務工作的小伙伴常常會用標簽分組自己的表格，最常見的就是劃分成“匯總表”、“1月”、“2月”、“3月”……。雖然這種設計貌似在思路上比較清晰，但卻不利于后期統計。比方說最常見的各月合計值匯總，使用的公式就是：“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。這里小編為大家提供一個更簡潔的公式參考，即直接在匯總表中輸入“=SUM(“1月:12月”!A1)”，相比之前方法，新公式的結構更簡單且更不容易出錯！
 
多工作簿快速匯總
技巧5.快速填補空白單元格
很多時候，我們會為表格中的空白單元格填充數據，不過由于空白單元格的位置很分散，選擇與填充都不方便，還很容易出錯。其實類似問題完全可以借助Excel的“定位條件”命令輔助完成。 通過“條件定位”快速在空白單元格間跳轉
具體操作是：選中帶有空白格的表格區域，點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”→“空值”將所有空白單元格選中，這時手工輸入數據，完成后直接按下Tab鍵，即可快速跳轉到下一個空白單元格上。
技巧6.如何將不規則日期替換為日期格式
有時下級單位呈報上來的文件并不是規范的報表格式，一個最典型例子就是使用了“2017.1.2”這種不規范日期格式。眾所周知，這樣的數據是無法被Excel識別的，同時也無法利用數據透視表進行年、月、日的分組統計。
如何將不規則字段快速轉換為標準的日期格式，通常方法是借助“查找與替換”批量修改日期中的連接符，用“-”替換之前的“.”。同時借助日期字段→”單元格格式“→”數字“→”自定義“→“yyyy-mm-dd“來實現日期顯示的規范化。兩組操作之后，一個規范化的報表就迅速出現在我們面前了。 規范化日期格式
技巧7. 一鍵將文本轉換為數字
出于各種各樣的原因，有些表格中的字段可能被無意間設成了文本，這樣的字段即便輸入數字也是無法參與運算的。很多網友的做法是點擊單元格右上角的嘆號圖標挨個轉換為數值，其實我們也可以一次性將所有要處理的數據選中，統一點擊右上角的嘆號圖標，這時所有的數值就批量化完成轉換了。 一鍵將文本轉換為數字
與之類似的，有些CRM或網銀系統導出的數據也會出現類似情況，比方說顯示的會計格式但實際卻為文本類型。解決方法依舊是通過“查找與替換”功能將“,”分隔符先行清除，然后再利用上述方法一鍵轉換為數字。 會計格式數據處理
技巧8.多工作簿批量打印
很多小伙伴習慣于使用多工作簿進行數據記錄，但這樣的表格打印起來卻是個麻煩。其實Excel中暗含了一種更快捷的打印方式，即首先選中要打印的工作簿，直接按下Ctrl+P，這樣所有的工作簿便一次性被打印出來了。
 
多工作簿同時打印
技巧9. 只刪數值不刪公式電腦維護
平時我們經常會遇到一些可以重復使用的表格（比如月報表），如何快速清除數值而不刪除表格里的公式是個大難題。其實Excel為我們提供了一項超級簡單的辦法，即首先選中數據區，點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”，然后在彈出對話框中點擊“常量”，這時Excel就會自動選中所有數值區而同時排除公式區，按下Delete鍵后便能將所有的非公式數值刪得一干二凈了。 只刪數值不刪公式
技巧10.輕松合并多單元格而不丟數據
將多個單元格合并到一起大家都會，但傳統的“合并與居中”總會導致其他單元格里的數據丟失。其實這種情況完全可以借助Excel中的填充對齊完成，具體操作是：首先選中要合并的單元格，點擊“開始”→“填充”→“兩端對齊”，接下來你會發現所有選中單元格里的信息已經全部合并到首格里了，這時再進行合并與居中就不會有之前的問題了。
注：本技巧僅支持縱向單元格合并 合并單元格不丟數
技巧11.利用“條件格式”快速制作對比圖表
很多小伙伴都會使用Excel制作圖表，但傳統方法操作麻煩，效率也不高。其實我們還可以借助另一種方法更快地生成圖表，這就是——“條件格式”。具體操作是：首先選中要對比的數據列，點擊“開始”→“格式”→“條件格式”→“數據條”，接下來挑選一個自己喜歡的數據條樣式。最后再給圖表做一些簡單的居中、底紋即可。 利用“條件格式”快速制作對比圖表
 
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